Mit der bedingten Formatierung werden Zellen nach vorher bestimmten Bedingungen formatiert. Wird die Bedingung der bedingten Formatierung wahr, so wird die Zelle dementsprechend formatiert. 3 Bedingungen kann man standardmäßig, bis Excel 2003, pro Zelle nutzen. Bei Wahrwerden einer Bedingung werden alle nachfolgenden Möglichkeiten ignoriert. Deshalb ist es wichtig, die Prioritäten in der Reihenfolge der Bedingungen zu berücksichtigen. Die wahre Bedingung könnte dann z.B. in einer anderen Schriftfarbe erscheinen oder die Zelle würde in einer anderen Farbe hinterlegt. Bei den Formeln ist nur darauf zu achten, dass als Formelergebnis entweder WAHR oder FALSCH ausgegeben wird. Alternativ ist 1 und 0 verwendbar.

Wie erstelle ich eine bedingte Formatierung? In unserem Beispiel möchte ich, dass die Zelle A1 rot ist, falls in dieser Zelle nichts steht. Trägt man etwas in die Zelle ein, so wird sie wieder normal dargestellt.

Wir markieren also einmal die Zelle A1, indem wir einfach einmal in diese Zelle klicken. Nun gehen wir in der Menüleiste auf Format und wählen hier die Bedingte Formatierung aus.

Das aussehen dieses Fenster verändert sich wieder ein klein wenig. Im Bild oben sehen wir ja ein Kästchen, ein „und“ und noch ein Kästchen. Jetzt dürftet Ihr nur noch ein einziges Kästchen sehen. Dort tragt Ihr bitte einmal =““ ein.

Nun wollen wir das Format festlegen und klicken deshalb auch auf diesen Schalter.

Es öffnet sich wieder ein neues Fenster. Wie Ihr sehen könnt kann man hier einige Dinge verändern. Das solltet Ihr Euch gleich einmal in Ruhe ansehen. Für unser Beispiel wählen wir aber das Register Muster aus.

Hier können wir die Hintergrundfarbe der Zelle A1 festlegen, falls diese Zelle wirklich leer ist. Wir wählen die Farbe rot und bestätigen zum Schluss mit OK.

Das Fenster schließt sich und wir bekommen das End-Bild unserer Bedingten Formatierung angezeigt.

Wir brauchen nur noch auf den Schalter OK klicken. Das Fenster schließt sich und was seht Ihr nun? Ist die Zelle A1 rot hinterlegt? Wenn ja dann ist gut. Ich erlebe hier aber des Öfteren, dass sich gar nichts getan hat. Genau aus diesem Grund habe ich auch so ein Beispiel ausgewählt. Ihr braucht nun nicht verzweifeln, denn ich zeige Euch auch woran es gehapert hat.

Excel, so glaube ich, versteht manchmal nicht unser tun. Öffnet doch bitte noch einmal das Fenster für die Bedingte Formatierung (Zelle markieren – Im Menü Format und Bedingte Formatierung auswählen). Ihr seht nun, das Excel selbstständig eine Änderung unserer Formatierung vorgenommen hat.

Im hinteren Feld hat Excel ein paar Anführungszeichen hinzugefügt. Klickt jetzt einmal in dieses Feld und löscht die Anführungszeichen, welche zu viel sind. Wir benötigen ja nur zwei. Jetzt klickt Ihr noch einmal auf OK. Nun sollte auch der letzt die Zelle A1 farblich markiert haben. Tragt Ihr in der Zelle etwas ein, so wird die farbliche Markierung der Zelle zurückgesetzt. Löscht Ihr den Eintrag wieder, so ist Zelle A1 wieder rot.

Wie wir im letzten Bild sehen können gibt es aber noch 2 wichtige Schalter. Einmal haben wir da den Schalter Hinzufügen und einmal einen um Formatierungen, welche wir gesetzt haben, zu Löschen. Klickt Ihr jetzt auf den Schalter Hinzufügen, so setzt Excel sofort Felder für die Bedingung 2. (Bitte einmal auf diesen Schalter klicken – wir brauchen diese Bedingung gleich zum Löschen.) Hier könntet Ihr z.B. eingeben das Zellen welche ungleich „“, also nicht leer sind, auch eine farbliche Markierung erhalten. Mehrere Bedingungen stellen wir oft ein, wenn wir uns einen Kalender basteln. Da hebt man besonders gern die Samstage und Sonntage hervor.

Kommen wir zu Löschen einer gesetzten Bedingung. Betätigt dafür einmal den Schalter Löschen. Es wird uns wiederum ein kleines Fenster geöffnet, welches wie folgt ausschaut:

Wie Ihr seht fragt Euch Excel welche Bedingung nicht mehr gewünscht wird. Ihr braucht hier nur in das Kästchen, vor der zu löschenden Bedingung, zu klicken. Wenn Ihr den Schalter OK betätigt, so ist diese Bedingung noch nicht auf ewig gebannt. Es schließt sich zwar das Fenster und Ihr seht nur noch eine eingetragene Bedingung, aber hier habt Ihr noch einmal die letzte Chance die Bedingung nicht zu löschen. Habt Ihr jetzt erst gemerkt, dass ihr die verkehrte Bedingung gelöscht habt, so solltet Ihr schnell auf den Schalter Abbrechen klicken. Das Fenster, der Bedingten Formatierung schließt zwar, aber die Bedingungen sind erhalten geblieben. War Euer tun richtig, so bestätigt Ihr wieder einmal mit OK.

Auch zur Bedingten Formatierung habe ich Euch ein paar Formatierungsformeln aufgelistet.

Ergänzend sei hier nur vermerkt, dass es auch möglich ist, mehr Bedingungen als die drei excelinternen zu verwenden. Dazu ist aber eine spezieller VBA-Code notwendig, den ich an anderer Stelle näher erläutern werden.

Excel 2007 kann mehr als 3 bedingte Formatierungen verwalten!

!!! Achtung !!!

Mit der bedingten Formatierung kann man keinen Text und kein Ergebnis anzeigen lassen!